Cos’è Sentinel

Sentinel è il software per non perdere mai una scadenza che conta. In un’azienda strutturata le scadenze sono dappertutto: D.Lgs 81/2008 per la sicurezza sul lavoro, formazione obbligatoria, visite mediche, GDPR, contratti, manutenzioni periodiche di mezzi e attrezzature, assicurazioni, certificazioni, ferie del personale. Spesso convivono in fogli Excel, calendari personali, post-it sulla scrivania — e basta una sola dimenticata per generare sanzioni, fermi macchina o problemi di compliance.

Sentinel le raccoglie tutte, le organizza per area, le sorveglia in automatico, avvisa chi deve agire prima che sia tardi. Una cabina di regia unica, sempre aggiornata, accessibile da qualunque browser.

Le aree di compliance coperte

1. Sicurezza sul lavoro (D.Lgs 81/2008)

Gestione DVR e aggiornamenti, sorveglianza sanitaria con scadenze visite mediche per mansione, programma formazione e relativi attestati, DUVRI per appalti, registro infortuni, gestione DPI con scadenza e ricondizionamento, verifiche periodiche su attrezzature di lavoro.

2. Formazione del personale

Catalogo dei corsi obbligatori per mansione (sicurezza generale e specifica, RSPP, antincendio, primo soccorso, DPI III categoria, formatore qualificato, aggiornamenti periodici). Per ogni dipendente la storia formativa completa con attestati allegati. Alert per scadenze e rinnovi.

3. Sorveglianza sanitaria

Programma visite mediche periodiche per mansione, gestione idoneità con prescrizioni e limitazioni, calendario appuntamenti con medico competente, archivio referti, alert pre-scadenza personalizzabili.

4. Manutenzioni e mezzi

Parco mezzi e attrezzature con anagrafica completa, manutenzioni programmate periodiche (tagliando, revisione, bollo, assicurazione), interventi straordinari con storico, allegati documentali (libretti, fatture, ricevute). Alert per scadenze critiche.

5. Documenti aziendali e certificazioni

Repository centralizzato di documenti con scadenza (DURC, CCIAA, licenze, certificazioni ISO, attestati SOA, autorizzazioni). Versioning, alert pre-scadenza, condivisione controllata con clienti e committenti quando richiesto.

6. GDPR

Registro dei trattamenti, gestione consensi, scadenze degli accordi con responsabili esterni, periodi di conservazione dei dati, calendario delle attività periodiche del DPO se nominato, gestione delle istanze degli interessati.

7. Ferie, permessi e presenze

Calendario ferie aziendale con visione team, gestione richieste e approvazioni, monitoraggio residui, integrazione con il software paghe per quadrare le rilevazioni.

8. Assicurazioni e contratti

Polizze attive (RCT, RCO, incendio, furto, kasko mezzi, infortuni amministratori, D&O), contratti commerciali con scadenze tacite e rinnovi, gare con date critiche, locazioni e utenze. Alert e calendario unificato.

Le funzionalità trasversali

Alert intelligenti

Per ogni scadenza si configurano avvisi multipli (30, 15, 7, 1 giorno prima) inviati per email, dashboard, push mobile. Ogni alert è instradato al ruolo competente, non a tutta l’azienda. Niente più scadenze ignorate perché «avvisava tutti, ha pensato qualcun altro».

Dashboard unificata

Il responsabile vede a colpo d’occhio le scadenze critiche del mese, divise per area di compliance, con semaforo verde-giallo-rosso. Click sulla voce e si apre la scheda di dettaglio con storia e documenti.

Audit log completo

Ogni azione (creazione documento, scadenza prorogata, alert silenziato, attestato caricato) è tracciata con utente, data e ora. In caso di ispezione o di contestazione l’azienda dimostra il governo del processo.

Per chi è Sentinel

• PMI strutturate con 20+ dipendenti, dove la compliance è materia seria ma non c’è un ufficio dedicato a tempo pieno.
• Aziende edili e di servizi con scadenze critiche su mezzi, attrezzature, formazione.
• Cooperative sociali e di servizio con personale operativo numeroso.
• Studi tecnici e professionali con obblighi di formazione continua e certificazioni.
• Direttori HSE, Responsabili del Personale, RSPP, DPO che cercano uno strumento di lavoro quotidiano, non un’altra burocrazia.

Tecnologia e accesso

• SaaS in abbonamento, attivabile in poche ore.
• Multi-utente con ruoli (admin, RSPP, HR, DPO, dipendente).
• Notifiche multi-canale: email, push mobile, dashboard.
• API per integrazione con paghe, ERP e gestionali esistenti.
• Conformità GDPR, hosting in Italia ed Europa, backup automatici.

Domande frequenti

Quanto tempo serve per popolarlo con i nostri dati?

Per partire in modo utile (sicurezza, mezzi, contratti principali) bastano 1-2 settimane di lavoro condiviso con noi. Importiamo i vostri Excel esistenti e configuriamo gli alert. Le altre aree si attivano progressivamente.

Si integra con il nostro gestionale e con le paghe?

Sì. Realizziamo integrazioni con i principali software paghe italiani e con gestionali ERP via API. L’anagrafica dipendenti rimane sincronizzata, non duplicata.

E se lo usiamo come consulenti di un cliente?

Sentinel supporta la modalità multi-azienda: lo studio di consulenza gestisce più clienti in un’unica installazione, con dati separati e accessi configurabili.

Cosa lo distingue da un calendario Outlook con promemoria?

Sentinel non è un calendario: è un registro di compliance con tipizzazione delle scadenze (DPI, formazione, visite, manutenzioni hanno regole e dati diversi), workflow di rinnovo automatici, archivio documentale collegato, audit log. È pensato per chi deve rispondere — di fronte a un ispettore o a un cliente — di come è stata governata la compliance, non solo di averla ricordata.

Vuoi vederlo in azione?

Per una demo guidata o per una valutazione iniziale del livello di compliance attuale della tua azienda scrivici a assistenza@media-form.it. Per supporto specialistico su cybersecurity e NIS2 e su l’integrazione di AI nei processi compliance vedi gli approfondimenti dedicati.