Cos’è TaskFlow

TaskFlow è il nostro gestionale SaaS pensato per le organizzazioni che lavorano per commessa. Tiene insieme i tre livelli che di solito stanno in posti diversi e finiscono per perdersi: il progetto/commessa, i task operativi assegnati alle persone, la pianificazione temporale con dipendenze e milestone. Tutto in un’unica interfaccia chiara, accessibile da qualunque browser.

L’abbiamo costruito ascoltando chi gestisce commesse ogni giorno: studi tecnici, cooperative sociali, aziende di servizi, PMI che devono coordinare team anche distribuiti. Volevamo qualcosa di più semplice degli strumenti enterprise da migliaia di euro al mese e più serio dei tool generalisti che non parlano la lingua delle commesse italiane.

Le funzionalità principali

1. Gestione commesse multi-livello

Strutturate le commesse in fasi, sotto-fasi e attività. Ogni commessa ha un cliente, un responsabile, un budget di ore e una scadenza. Vedete in qualunque momento a che punto siete su ciascuna, con percentuali di completamento aggiornate in tempo reale dalle attività chiuse.

2. Task con assegnazioni, scadenze e stati

Ogni task ha un responsabile, una data di consegna, una priorità e uno stato personalizzabile dal vostro flusso di lavoro (da fare, in corso, in revisione, completato, sospeso). I responsabili ricevono notifiche puntuali e non perdono nulla per email.

3. Diagramma di GANTT con dipendenze

La pianificazione temporale si vede subito: barre delle attività sulla timeline, frecce di dipendenza, milestone evidenziati, drag & drop per riprogrammare. Le modifiche si propagano automaticamente alle attività dipendenti. Vedete a colpo d’occhio se siete in ritardo e dove.

4. Vista Kanban, lista e calendario

Ogni utente sceglie la sua vista preferita: Kanban per chi pensa per stato di avanzamento, lista per chi vuole vedere tutto in una pagina, calendario per chi ragiona per scadenze. I dati sono gli stessi, cambia solo il modo di guardarli.

5. Tracking ore e avanzamento

I collaboratori registrano il tempo dedicato a ciascun task con un click. Il sistema aggrega i dati per commessa, cliente, persona, periodo. Per chi fa consulenza o servizi a corpo o a tempo, è lo strumento per capire la marginalità reale di ogni progetto.

6. Collaborazione su singolo task

Ogni task è uno spazio condiviso: commenti tra colleghi, allegati versionati, checklist interna, log di tutte le modifiche. La storia del task è sempre ricostruibile. Niente più thread email che si perdono.

7. Dashboard e report personalizzabili

Per chi coordina: dashboard con i KPI delle commesse aperte, le scadenze critiche, il carico di lavoro per persona, gli scostamenti rispetto al pianificato. Tutto esportabile in PDF o Excel per le riunioni di stato avanzamento lavori.

Per chi è TaskFlow

• Studi professionali (ingegneri, architetti, commercialisti, consulenti): per organizzare la gestione delle pratiche cliente.
• Cooperative sociali e di servizio: per coordinare i progetti sul territorio e i team operativi.
• Aziende di servizi (manutenzione, ICT, eventi, marketing): per tenere insieme commesse e produzione.
• PMI con team distribuiti: per coordinare persone in sedi diverse o in smart working.
• Project Management Office aziendali che vogliono uno strumento snello, non un’enterprise suite.

Tecnologia e accesso

• SaaS in abbonamento: nessuna installazione, nessun server da gestire. Si attiva in poche ore.
• Multi-utente con ruoli e permessi configurabili (responsabile, collaboratore, sola lettura, cliente).
• Responsive: pieno utilizzo da smartphone, tablet e desktop.
• Sicurezza: backup automatici, accesso cifrato HTTPS, conformità GDPR.
• Hosting in Italia ed Europa.

Domande frequenti

Quanto tempo serve per partire?

Per la maggior parte delle realtà bastano poche ore di configurazione iniziale (utenti, stati personalizzati, prima commessa). Una sessione di formazione di 60-90 minuti rende il team operativo. Il setup serio con tutte le commesse importate e i ruoli definiti richiede tipicamente da uno a tre giorni di lavoro condiviso.

Si integra con i sistemi che già usiamo?

Sì. Realizziamo integrazioni su misura con i gestionali più diffusi e con software contabili e di fatturazione elettronica. Per scambio dati standard offriamo API documentate.

Cosa succede ai nostri dati se decidiamo di smettere?

I dati sono vostri sempre. In qualsiasi momento è possibile esportare tutto in formati standard (Excel, JSON, PDF) per portarli altrove o conservarli in archivio.

Quanto costa?

Il prezzo dipende dal numero di utenti e dalle funzionalità attive. È un abbonamento mensile pensato per essere sostenibile anche per realtà piccole. Per un preventivo personalizzato è sufficiente scriverci: rispondiamo in giornata.

È davvero italiano?

Sì. TaskFlow è sviluppato e mantenuto a Genova da Mediaform, attiva dal 2001. Il supporto è in italiano, i contratti sono di diritto italiano, i dati sono hostati in Italia ed Europa.

Vuoi provarlo?

Stiamo allestendo una demo guidata. Nel frattempo è sufficiente scriverci a assistenza@media-form.it per ricevere un accesso di valutazione o per fissare una call di 20 minuti in cui vi mostriamo dal vivo come TaskFlow potrebbe lavorare per voi.

Per esigenze più complesse o personalizzazioni profonde realizziamo gestionali custom sulla stessa base tecnologica, con tempi e costi proporzionati alla vostra realtà.